Discretie is de kern van ons vak. Zo gaan wij om met uw persoonsgegevens: zorgvuldig, transparant en volgens de AVG.
Tjellens Oost B.V., handelend onder de naam Tjellens Executive Search, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Deze verklaring geldt voor de website executive.tjellens.nl en voor de dienstverlening van Tjellens Executive Search.
Tjellens Oost B.V.
Westermaat Campus · Jan Tinbergenstraat 154 · 7559 SP Hengelo
KvK 08158439 · 074 750 88 18 · info@tjellens.nl
Voor alle vragen over privacy en persoonsgegevens is dit uw aanspreekpunt. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen; daartoe zijn wij op onze schaal wettelijk niet verplicht.
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken:
In executive search benaderen wij ook mensen die zich niet zelf hebben aangemeld. In dat geval komen uw gegevens uit openbare bronnen zoals LinkedIn, uit ons eigen netwerk, via een partnerorganisatie die u aandraagt of via een doorverwijzing. Uiterlijk bij het eerste contact vertellen wij u waar wij uw gegevens vandaan hebben. Wilt u niet dat wij ze bewaren, dan verwijderen wij ze direct. Referenties benaderen wij alleen na overleg met u.
Van contactpersonen verwerken wij zakelijke contactgegevens: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, plus de aanvragen, afspraken en correspondentie die bij de samenwerking horen.
Bij een bezoek aan executive.tjellens.nl verwerken wij technische gegevens zoals uw IP-adres, browser- en apparaattype en de pagina’s die u bekijkt. Meer daarover leest u in het cookie-hoofdstuk hieronder.
Daarnaast leggen wij in uw eigen browser vast via welke weg u bij ons kwam: de verwijzende website, zoekmachine of campagne en de pagina waarop u binnenkwam. Die herkomstgegevens verlaten uw browser alleen als u zelf een formulier verstuurt. Wij bewaren ze dan bij uw aanvraag of aanmelding, zodat wij weten welke kanalen werken.
Wij verwerken geen burgerservicenummer (BSN); dat is pas nodig bij contractering en loopt dan via de daarvoor bestemde route. Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging, etnische afkomst of vakbondslidmaatschap. Wij vragen ook geen kopie van uw identiteitsbewijs.
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening: het bemiddelen van interim executives en kandidaten voor vaste directie- en managementposities, inclusief assessments en de begeleiding daaromheen. De AVG vraagt voor elke verwerking een wettelijke grondslag. Dit is hoe dat bij ons zit:
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| U bemiddelen naar een opdracht of positie: contact opnemen, gesprekken voeren, u voordragen bij een opdrachtgever | Uitvoering van de overeenkomst met u, of maatregelen vóór het sluiten daarvan |
| Uw profiel vergelijken met opdrachten en posities (matching), ook met ondersteuning van AI | Gerechtvaardigd belang; bij opname in ons netwerk uw toestemming |
| Een inventarisatiegesprek plannen en opvolgen na een aanvraag van een opdrachtgever | Uitvoering van de overeenkomst, of maatregelen vóór het sluiten daarvan |
| Reageren op uw bericht via een formulier op de website | Uitvoering van de overeenkomst, of maatregelen vóór het sluiten daarvan |
| Bijhouden via welk kanaal uw aanvraag of aanmelding ons bereikte, om onze kanalen te beoordelen | Gerechtvaardigd belang |
| Relatiebeheer met opdrachtgevers en partnerorganisaties | Gerechtvaardigd belang |
| U informeren over onze dienstverlening | Toestemming; afmelden kan op elk moment |
| Onze website beveiligen, analyseren en verbeteren | Gerechtvaardigd belang |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale administratieplicht | Wettelijke verplichting |
Beroepen wij ons op een gerechtvaardigd belang en bent u het daar niet mee eens, dan kunt u bezwaar maken; zie het hoofdstuk over uw rechten.
Wij gebruiken technologie om vraag en aanbod sneller en beter bij elkaar te brengen. Het AI-platform 8vance vergelijkt profielen met opdrachten en berekent matchscores. Ons CRM-systeem ondersteunt de opvolging van aanvragen en aanmeldingen, deels geautomatiseerd.
De keuze blijft mensenwerk. Er wordt bij Tjellens Executive Search nooit uitsluitend geautomatiseerd over u beslist. Een matchscore is een hulpmiddel; elke voordracht of vervolgstap wordt beoordeeld en genomen door een van onze partners. Wilt u weten hoe een match tot stand is gekomen, dan leggen wij dat uit.
De Europese AI-verordening (AI Act) merkt AI-systemen voor werving en selectie aan als hoog risico en stelt daar eisen aan, zoals menselijk toezicht en transparantie. Wij volgen die eisen en richten onze werkwijze er nu al op in, samen met onze technologieleveranciers.
Een gedragsassessment zoals de Talent Scan doet u alleen met uw medewerking. De resultaten bespreken wij eerst met u. Delen met een opdrachtgever doen wij uitsluitend met uw toestemming. Assessmentresultaten bewaren wij als onderdeel van uw dossier, met dezelfde bewaartermijnen.
Niet langer dan nodig. Wij hanteren de volgende termijnen:
| Situatie | Bewaartermijn |
|---|---|
| U meldde zich voor een specifieke opdracht of positie en er volgt geen plaatsing of opname in ons netwerk | Tot vier weken na afloop van de procedure |
| U geeft toestemming om in ons netwerk te blijven voor toekomstige opdrachten en posities | Maximaal één jaar na het laatste contact; daarna vragen wij u opnieuw om toestemming of verwijderen wij uw gegevens |
| Wij hebben u bemiddeld of geplaatst | Tot twee jaar na afronding van de opdracht, tenzij u toestemming geeft voor langer |
| Gegevens in onze financiële administratie, zoals facturen | Zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
| Zakelijke contactgegevens van opdrachtgevers en partnerorganisaties | Zolang de zakelijke relatie loopt |
| Analytische websitegegevens | Maximaal veertien maanden |
Discretie is in executive search geen bijzaak maar een voorwaarde. Wij verkopen uw gegevens nooit, verstrekken ze nooit aan derden voor hun eigen marketing en noemen uw naam niet buiten het bemiddelingsproces.
Uw profiel delen wij pas met een opdrachtgever nadat wij dat met u hebben afgestemd. U weet dus altijd bij welke organisatie u wordt voorgedragen voordat het gebeurt.
Wij werken met een netwerk van partnerorganisaties die opdrachten of kandidaten aandragen. Partnerorganisaties hebben geen zelfstandige toegang tot ons kandidatennetwerk. Delen wij in het kader van een concrete bemiddeling gegevens met een partner, dan gebeurt dat alleen voor zover dat nodig is en na afstemming met u.
Voor onze dienstverlening gebruiken wij een aantal systemen. Met elk van deze partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat uw gegevens overal even goed beschermd zijn:
| Systeem | Waarvoor | Vestiging |
|---|---|---|
| 8vance | AI-matching en kandidatendatabase | Nederland |
| HubSpot | CRM: contact- en aanvraagbeheer (naam, contactgegevens en herkomst van uw aanvraag of aanmelding) | Verenigde Staten |
| Google Workspace en Google Analytics | E-mail, documenten en websitestatistieken | Verenigde Staten |
| Make | Koppelingen tussen onze systemen | Europese Unie |
| Notion | Werkdossiers en projectadministratie | Verenigde Staten |
| Recruitment en zakelijk netwerk | Europese Unie / Verenigde Staten |
Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Enkele van onze leveranciers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte naar de VS baseren wij op het EU-VS Data Privacy Framework: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie waaronder gecertificeerde Amerikaanse bedrijven een beschermingsniveau bieden dat vergelijkbaar is met dat in de EU. Waar dat niet volstaat, gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen.
Op executive.tjellens.nl gebruiken wij functionele cookies, die nodig zijn om de site goed te laten werken, en analytische cookies via Google Analytics, waarmee wij het gebruik van de site meten en verbeteren. De analytische meting is privacyvriendelijk ingesteld. Cookies die uw surfgedrag volgen voor advertenties plaatsen wij alleen als u daarvoor via de cookiemelding toestemming geeft.
De herkomstmeting uit hoofdstuk 3 gebruikt geen cookies en stuurt niets naar derden; de gegevens staan in de opslag van uw browser tot u die wist.
U kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat de site dan mogelijk niet volledig werkt.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie op onze systemen, beperkte toegangsrechten per medewerker en verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers. Hebt u het idee dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn of ziet u aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact op via info@tjellens.nl.
U hebt op grond van de AVG de volgende rechten:
Stuur uw verzoek naar info@tjellens.nl. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, verifiëren wij uw identiteit op een passende manier, bijvoorbeeld via het e-mailadres of telefoonnummer dat wij van u kennen. Een kopie van uw identiteitsbewijs is daarvoor niet nodig en vragen wij niet. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of uw verzoek omgaan? Wij lossen het graag samen met u op. U hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Onze dienstverlening en de wetgeving ontwikkelen zich; deze verklaring beweegt mee. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief als wij een lopende relatie met u hebben.
Versie 1.1 (14 september 2026): herkomstmeting bij formulieren toegevoegd in hoofdstukken 3, 4, 8 en 9.
